Em qualquer tipo de relacionamento podem acontecer explosões temperamentais, os nervos podem ficar à flor da pele. Isto é mais freqüente, porém, quando estes relacionamentos são próximos, diários e até mesmo íntimos, como entre a chefinha (a mulher que trabalha) e a sua secretária.

Como o universo feminino é tecido por laços afetivos, preferencialmente, muitas mulheres acabam contratando secretárias e auxiliares, mais movidas pela simpatia e bem querer, que pela sua eficiência e capacidade de trabalho. Disto resulta que a sua secretária, ou mesmo empregada doméstica, acabam sendo também suas amigas, confidentes, mães, irmãs e filhas, uma espécie de pessoa que, de início, vem suprir uma série de carências emocionais e necessidades. Então, a dinâmica da relação transcende o âmbito do trabalho e os papéis vão deixando de ser cumpridos e respeitados. Faltas, insubordinações, desacatos de um lado, ofensa, autoritarismo, alta emocionalidade de outro, são expressos entre gritos, lágrimas, abraços de reconciliação, acusação e pedidos constrangidos de desculpas, numa confusão tal que não se entende "como é que duas mulheres que se davam tão bem, agora parecem mal se suportar".

Na verdade, confundiu-se aí, a lealdade, o esforço cooperativo, a gentileza, com uma "dedicação e gratidão absolutas". Não queremos dizer que não possam haver momentos especiais de confidencialidade, ou um gesto algo mais cuidadoso, quando se percebe que a outra pessoa precisa disso, ou é muito necessário confiar em alguém.

Porém, para manter a relação em moldes profissionais e garantir um vínculo de trabalho efetivo e competente, é necessário absorver e seguir alguns princípios, com os quais as duas pessoas terão a ganhar, evitando confusões de áreas e papéis. Afinal, "amigas são amigas, trabalho à parte".

SEJA PONTUAL

Sua secretária pode cuidar da sua agenda de compromissos. Você estabelece as suas prioridades e ela pode cuidar das urgências. Assegure-se de consultar a agenda todo o tempo e compareça a todas as reuniões e compromissos assumidos.

RESPEITO EM ANDAMENTO: PLANEJAMENTO

Se a sua secretária está abarrotada de trabalho, evite interrompê-la. Somos mais produtivas quando nos concentramos e executamos uma coisa de cada vez. Afinal, foram vocês em conjunto que fizeram o planejamento e estipularam prazos, não foi?

CONFIE E DELEGUE

Quando você estabelece tarefas, dentro do planejamento global, assegure-se de que a sua secretária está apta a realizá-las cem por cento. Responsabilidade não se divide. Se cada um assumir cinqüenta por cento de responsabilidade, ambas vão executar a tarefa pela metade, ou "mais ou menos".

Se ela não é capaz de tocar o projeto, pense seriamente em substituí-la neste empreendimento. Exija o que ela assumiu fazer, no tempo determinado, espere somente o combinado e não a sobrecarregue com as suas dúvidas ou desejos. Simplesmente, confie e dê ordens claras. Ela não é "santa" de adivinhar o que e como você quer as coisas. E se ela foi meio "tapadinha" para este serviço, mantenha a amizade e contrate outra pessoa.

FAÇA VOCÊ MESMA O QUE É DA SUA ALÇADA

Recados, fofocas, ordens para a cozinheira, passeios, bronca em filhos, conversas com o médico... toda a sua vida pessoal deve ser dirigida por você mesma. Ela pode lhe ajudar, mas não substituir você, fazer companhia, ou ficar com o "mais chato e difícil". Caso você deseje uma pessoa que a apóie nas tarefas domésticas, como ir ao supermercado, comprar um presente, enviar flores e bombons, buscar, trazer, levar, pagar, cobrar, etc. etc. etc., isto deve constar claramente no contrato de trabalho, e ser integralmente remunerado. O tempo dedicado ao escritório/gabinete deve ser um, e para estas outras tarefas deve ser outro. E remunere também pelo uso da condução, ou carro próprio, mesmo que seja "pouquinho". Isto garante liberdade para ambas as partes. Não é favor, é serviço prestado.

LIVRE-SE DE PAPÉIS

Recebendo correspondência, adote um dos seguintes procedimentos:

leia, anote o que for de interesse e jogue o papel fora
leia e responda o mais rápido possível
leia e, se não for para você, divulgue a quem interessa; passe para a frente
leia e coloque numa caixa de guardando providências ou algo do gênero, porém, não acumule papéis por mais de uma semana. Mantenha sua mesa limpa, faça um arquivo, "jogue" no computador... qualquer coisa, menos "papelada à vista"!
se for para encaminhar a secretária, coloque seu visto e instruções, na mesma folha do comunicado
mantenha um horário relativamente fixo para cuidar da correspondência

Sua secretária pode fazer a triagem dos papéis. Para não ter acesso a assuntos confidenciais, peça aos amigos e familiares que coloquem "PESSOAL", no envelope, frente e verso e dê-lhe instruções para não abrir tal tipo de correspondência.

ESTIMULE E ACEITE INICIATIVAS

Permita que sua secretária decida, após ter suas instruções, questões como estadias, vôos, percursos, locações, serviços genéricos de necessidades suas de viagens e trabalhos a serem executados, coisas com as quais você não precisa se envolver pessoalmente. Ganhe mais tempo para você mesma e permita-lhe se eficiente e cuidadosa.

MANTENHA SEMPRE O CONTATO

Ela precisa saber onde localizá-la. O tempo pelo qual você estará ausente, ou inacessível, contatos e pessoas a serem avisadas em casos de absoluta emergência, horários em que você deverá telefonar de fora para falar com ela, tomar decisões e coordenar os trabalhos. Não pense que isso vai tolher a sua liberdade. Pelo contrário, vai ajudá-la a garantir sua autonomia e inspirar confiança mútua.

RESPEITE HONORÁRIOS

Preste atenção para que, nem você e nem a sua secretária, ultrapassem o ponto de limite entre o cansaço e a exaustão. Por maiores que sejam as solicitações e a vontade de atender bem a tudo e a todos, tenha sempre um horário para começar e um horário para terminar a jornada de trabalho. Almoços e lanches têm que ser preservados.

Evite assumir ou abordar mais um projeto ao final do dia, "aproveitando os últimos minutinhos que restam". Idéias novas devem ser tratadas com tempo, e não com premência e aflição. Não saia, e nem permita que ela saia com a sensação de que "ficou faltando" e, sim, com a certeza de que vocês fizeram juntas, ou em separado, tudo aquilo que podiam. Sempre vai haver algo a ser resolvido amanhã, e depois de amanhã, também.

Repare mais e usufrua o que foi realizado e dê um "peso" a menos a aquilo que ficou faltando. Uma pessoa se sente muito desmoralizada quando percebe que fica trabalhando até altas horas e sem recompensa alguma. Tem uma sensação de incompetência e desorganização e fica com inveja dos que "podem" ir para casa descansar, ou curtir amigos, estar com a família, ver televisão, ler. dormir. Fica também com sensação de solidão, além de culpa, por não poder estar presente junto aos filhos, pais e irmãos.
Uma eventual quebra de rotina, excesso de trabalho, algo temporário, faz parte, mas cuide para não se tornar uma "workaholic". O resultado é a infelicidade, já que outras fontes de prazer e felicidade estarão fechadas.

Por mais que você remunere bem a sua secretária, o dinheiro não substitui estar com a família, descansar, , fazer amor, sair passear. E ela tenderá a lhe abandonar, quando você achar que "mais precisava dela". Você se sentirá traída, quando tudo o que ela fizer será "cuidar do que realmente lhe importa".

RESPEITO, ACIMA DE TUDO

"Obrigada" e "Por gentileza" são expressões que, além de sinceras, precisam ser usadas em profusão. Palavrões devem ser abolidos. Por mais que a sua secretária não lhe responda no mesmo nível, as pessoas em redor vão considerá-la, no mínimo, malcriada e grossa. Da mesma forma, não admita palavrões e gritarias, cara feia por parte dela. Desavenças têm que ser resolvidas, privadamente. É só uma questão de hábito.

Não berrem, uma com a outra ou de salas contíguas, para tratar - mesmo que amigavelmente - de qualquer assunto. Usem um intercomunicador. Somente em situações de calamidade, acidentes de alta gravidade, admite-se gritaria. Também não se vai esperar que, em caso de incêndio, ela sussurre em seu ouvido: "Senhora, por gentileza, desculpe-me interrompê-la, mas é que estamos com um problema grave e urgente... Perdoe-me pelo susto que vou lhe causar, mas é que... o prédio está pegando fogo! Obrigada por me ouvir e... mais uma vez, sinto muito envolvê-la neste transtorno..."

Tenho certeza que, ao tratarem-se com respeito mútuo, todos em volta irão apreciar e começar a fazer o mesmo. Pode vir a se tornar um jogo divertido! Muito. Depois, passará a ser uma conduta natural, sobre a qual nem se pensa mais. É só o astral que fica alto! Além de elegante.

Faça com que os demais compreendam que a sua secretária age em seu beneficio e que você lhe é agradecida. Exija dos demais que lhe confiram a ela, o mesmo respeito e cooperação que dão a você.

ESCOLHA BEM COM QUEM ANDA

... e os outros dirão quem você é.

Se ela for chata, fofoqueira, teimosa, birrenta, muito lerda, livre-se dela sem remorsos. Talvez você lhe faça um grande favor. Mas, se ela for encantadora e eficiente, criativa e bem disposta... Ah! reconheça isso sempre, a sós e publicamente. E remunere-a muito bem!

*Inspirado no artigo "Office Teamwork",
da USAir Magazine, January 1991
Will C. Willins Jr. – Consultant